Toda ação aprendi há algum tempo é efetiva, ou seja, tem um efeito e esse pode ser positivo, negativo ou neutro. Portanto não é o tempo que administramos mais sim nossas ações em um curso de tempo específico, e vamos sofrer as conseqüências dessas ações, invariavelmente. Mas nosso objetivo é sermos produtivos no trabalho, eficientes e eficazes e ainda gozar de “tempo” para satisfazer nossas necessidades de lazer, realizar outras atividades e nos dedicarmos aos nossos outros papéis além do profissional, e não conseguir isso gera uma crescente frustração pessoal que não raro leva as pessoas à estafa e ao stress agudo. Para extrairmos das nossas ações um maior número de efeitos positivos precisa-se, sobretudo de disciplina e persistência em seguir os métodos de organização, principalmente priorizando nossas ações no plano diário classificando-as usando o método ABC.

Não temos que ter vergonha de descartar ações que não tem importância ou que não tenham um efeito significativo. Abrir mão de fazer algo é sinal de maturidade e discernimento entre o que é importante e o que não.

Aprenda a delegar ações, mesmo as mais importantes entre os membros de sua equipe, isso mostra que você confia neles, mesmo que isso não seja inteiramente verdade, é necessário passar essa impressão para que seus colegas entendam que podem realizar as ações. Isso não significa que você vai esquecer-se delas ou deixar de acompanhar muito pelo contrário, você deve manter essas ações na sua lista de tarefas, com o status “delegado” e identificar a quem foi atribuída, logo depois passe a tarefa para a lista de Follow-Up, estabeleça uma data para  saber dos efeitos dessa ação.

Agora a parte mais difícil, caso o resultado não seja positivo a tendência é apropriar-se novamente dela e não mais delegar tarefas do mesmo tipo e é isso que gera a sensação de falta de tempo, pois ao apropriar-se de tarefas demais geramos o efeito contrário ao desejado, improdutividade e frustração, para evitar isso se utilize do Follow-Up acompanhe as tarefas delegadas, assim pode corrigir o rumo passo a passo e ensinar como gosta que sejam  realizadas, ensinando aos seus colegas e equipe como fazer o trabalho permitindo que se sintam confiantes e independentes.

Quando conseguir isso o gestor, líder ou gerente estará mais seguro e apto a delegar tarefas, comece por aquelas que estão marcadas como B e C e assim preserve consigo as de maior importância e efeito até sentir-se completamente seguro.

O efeito direto desse tipo de atitude é um maior controle das atividades sejam suas ou da sua equipe, e uma sensação de tempo ganho, e realização.

Agindo assim evita perda de tempo com sincronizações, utilize a mesma para compromissos pessoais e profissionais, assim fica até mais fácil medir o quanto você se dedica a cada papel e vai facilitar sua avaliação.

Verifique se suas tarefas e compromissos estão te levando para o seu “norte” sua meta de longo prazo, e lembre-se anote o que é importante, se quiser esquecer guarde na memória.

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Mas não seja um escravo da agenda, não marque hora pra tudo assim você não terá tempo para os imprevistos, se atende público, seja ele interno ou externo você vai precisar estar disponível para os imprevistos, do contrário sempre que eles acontecerem você se sentirá frustrado.

Lembre-se que ao marcar um horário para uma tarefa você está bloqueando as demais, está dando atenção exclusiva a tarefa ou a Pessoa, se marco uma reunião com Fulano das 10:00 a.m as 11:00 a. m significa que estarei com a minha atenção voltada 100% ao assunto que fulano trouxe nessa uma hora.

Marcar hora com as pessoas é sincronizar sua vida com a delas, por isso respeite os horários, seja pontual, não interrompa a reunião, anote e mostre interesse no que está se apresentando, afinal você reservou o tempo pra isso.

Marque uma reunião com você mesmo, isso mesmo reunião com você! Pelo menos uma vez por semana tenha um horário pra você, faça algo que goste, ou não faça nada, mas reserve-se um tempo para que possa refletir sobre a sua vida, analise suas metas de longo prazo ou simplesmente divirta-se. Lembre-se que para que possa assumir o controle de um grande número de eventos você precisa estar bem, você é seu maior ativo, cuide com carinho.

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Inteligência emocional - Goleman, Daniel

1. Auto-Conhecimento Emocional – reconhecer um sentimento enquanto ele ocorre.
2. Controle Emocional – habilidade de lidar com seus próprios sentimentos, adequando-os para a situação.
3. Auto-Motivação – dirigir emoções a serviço de um objetivo é essencial para manter-se caminhando sempre em busca.
4. Reconhecimento de emoções em outras pessoas.
5. Habilidade em relacionamentos inter-pessoais.

Gerência de Projetos – Heldman, Kim – Traz detalhes sobre todas as fases de um projeto, técnicas e processos e aborda casos e a questão ética. Ótimo também como manual de referência.

O Mundo Assombrado pelos Demônios – Sagan, Carl – Uma apaixonada defesa da racionalidade humana e da ciência, atacando as pseudociências, crenças e modismos que não tenham respaldo em fatos científicos.  Escrito por um dos maiores cientistas de todos os tempos esse livro leva a profundas reflexões e questioamentos, trazendo um pouco de luz para quem é apaixonado pela ciência.

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Mais Tempo Mais Dinheiro

Aproveitei o voo de São Paulo/Porto Alegre no último feriado do dia 12 de outubro para ler o novo livro do Gustavo Cerbasi e do Christian Barbosa, respectivamente consultor financeiro e de gestão do tempo. Nesse livro para quem já leu os anteriores desses autores, e já está familiarizado com o tema da gestão do tempo e finanças pessoais, não verá muitas novidades nos temas, mas o diferencial está em uni-los numa abordagem sistêmica propondo a estruturação do método de gestão do tempo também aplicado as finanças e com foco na melhoria da qualidade de vida. Os autores, definem três estágios de vida:

• Ciclo da Prosperidade,
  • Controle do tempo e do dinheiro,com foco no que é importante;
  •  Facilidade na tomada de decisões;
  •  Equilíbrio entre vida profissional e pessoal;
  • Planejamento de longo prazo, para vida, carreira e finanças;
  •  Uso consciente do dinheiro, com reservas para investimentos;
  •  Aumento perceptível de patrimônio;
•  Ciclo da sobrevivência,
  • Dificuldade de definir o que é importante e de priorizar tarefas;
  •  Ausência de reservas financeiras;
  •  Resistências a mudanças;
  • Falta de metas de longo prazo;
  • Sensação de vazio nos finais de semana, por falta de trabalho;
  • Resignação em relação a grandes projetos;
• Ciclo da Frustração,
  • Alto nível de stress;
  • Queda na qualidade de vida, de produtividade e das finanças;
  • Dificuldade de definir prioridades e metas;
  • Falta de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal;
  • Sensação de estar deixando coisas importantes para trás;
  • Revolta em relação a sua condição de vida;
  • Dificuldade de tomar decisões e fazer escolhas;
  • Dificuldade de planejar mo curto, médio e longo prazo;
  • Sensação de tristeza ao ir ao trabalho;

 Orientando o Leitor a identificar o seu ciclo, há um teste no livro e no site do Gustavo, e ensinando técnicas para tingir o ciclo da prosperidade e a realização pessoal, passando pelo intenso planejamento e priorização. As técnicas de priorização são basicamente, versões mais estruturadas da matriz de gerenciamento do tempo, descrita por Stephen Covey em seu livro, “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. Fica evidente que o princípio de pareto, que diz que 80% do valor vem de 20% das coisas que fazemos, continua aplicando-se a maioria das questões relacionadas a eficiência e eficàcia e que o bom gerenciamento, do tempo ou das finanças reside basicamente no ato de planejar e priorizar. Recomento o livro para quem está inciando no assunto, mas leiam também o outro do Christian Barbosa, “A tríade do tempo” e não deixem de visitar o site do Gustavo Cerbasi que sempre tem dicas valiosas, http://www.maisdinheiro.com.br

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Sou seu companheiro constante. Sou seu melhor auxiliar ou seu fardo mais pesado. Vou empurrá-lo pra frente ou afundá-lo no fracasso. Estou completamente sob o seu comando. Metade das coisas que você faz,  você pode perfeitamente deixar comigo, que eu serei capaz de realizá-las rápida e corretamente. Sou facilmente manejável, apenas seja firme comigo. Mostre-me exatamente como quer quer que eu faça algo e depois de algumas lições, eu o farei automaticamente. Eu sou o servo de todos os gandes homens e de todos os fracassados também. Os que são grandes, eu os fiz grandes. Os que são fracassados, eu os fiz fracassarem. Não sou máquina, embora trabalhe com a precisão de uma e com a inteligência de um homen. Você pode me usar para o lucro ou para a ruína, é indiferente pra mim. Pegue-me, treine-me, seja firme comigo e eu colocarei o mundo aos seus pés. Seja mole comigo e eu o destruirei. Quem Sou eu?

Eu sou o hábito.

 Qualidade de vida é um termo muito subjetivo e cada pessoa tem uma ideia diferente do que seja, e para que você descubra qual a sua visão, fique antenado a sua declaração de missão pessoal e aos seus valores fundamentais que como expliquei aqui, devem definir o seu “norte”. Nós na nossa vida temos a tendência de reproduzir modelos, que fomos condicionados a aceitar como únicos e certos, geralmente reproduzindo modelos dos nossos pais, que reproduzem modelos dos pais deles que por sua vez reproduziam outros pré-existentes de gerações anteriores esses comportamentos, hábitos e crenças estão tão fortemente enraizados na nossa vida que é simplesmente muito difícil contradizê-los.

Se o modelo mental que possuo me ensinou que perder é feio vou viver de maneira a evitar perdas, sejam elas de que natureza forem, porém priorizar, dizer sim a uma ação é ao mesmo tempo dizer não a outra. Sempre que priorizo algo estou abrindo mão de outra coisa, o que devemos entender é o valor de cada ação. Quando faço uma escolha estou dizendo sim a algo de maior valor e dizendo não a algo de menor valor, e o conceito de valor é algo muito particular, pois tem haver com as crenças e com os valores morais que possuo. Tomar essas decisões pode ser doloroso e difícil e por isso muitas pessoas simplesmente evitar decidir, deixando a condução das suas vidas e do seu tempo sem uma direção.

 Se perguntar a um pai, se ele daria a vida por seu filho, verá que ele prontamente responderá que sim, mas esse mesmo pai que não hesitaria em morrer pelo seu filho, trabalha 12 horas por dia e chega em casa cansado demais para dar atenção a esse filho e a esposa. O pai diante de uma situação extrema, consegue definir o valor do que lhe é mais caro, a vida de seu filho, mas diante da rotina, esquece-se desse valor e evita tomar difíceis decisões tornando sem um passageiro da vida e não seu condutor.

Na maioria da vezes nos ensinam o quanto é maravilhoso vencer, mas não nos ensinam a perder e esse modelo é que evita que as pessoas tomem pra si a condução do seu tempo, procrastinando, e adiando seus planos e correndo o risco de chegarem ao fim da vida sem ter realizado nada que os fizesse feliz. Para evitar desperdícios de tempo e de vida priorizar é a solução e para isso devemos começar classificando as ações em categorias.

• A – Importantes e urgentes;
• B – Importantes e não urgentes;
•  C – Urgentes e não importantes;
•  D – Não urgentes e não importantes;

 A grande armadilha é tratar tudo como urgente, marcar hora pra tudo reagir ao invés de ser pró-ativo. Tome cuidado com a classificação, faça isso diariamente, faça uma avaliação diária das tarefas, organize o dia seguinte e avalie a qualidade das suas ações no final da semana. Procure mensurar o valor de cada tarefa e não adie decisões difíceis vença o modelo mental e aprenda a abrir mão do menos importante.

E um dia encontrei um colega que me falou de um sistema criado por um Gaúcho que tinha por base ensinar como administrar melhor o tempo. Logo me inscrevi no curso e conheci o Jaime Wagner, que compartilha suas descobertas e estudos sobre o tema através da empresa Powerself. Ele é autor do livro, “A Arte de Planejar o Tempo” da Editora Literalis. No curso me foi apresentado o método de mesmo nome Powerself que numa tradução livre significa “Fortalecimento do Eu”, esse método criado pelo Jaime me ajudou a vencer a minha natural desorganização, não me fez ter tempo sobrando, mas estou caminhando para um equilíbrio e como acredito que conhecimento deve ser partilhado, tenho feito isso com amigos e colegas retransmitindo as lições, e muitos deles fizeram o curso e hoje utilizam o método. Não vou colocar todo o método aqui, mas vou apontar os principais benefícios que eu consegui obter utilizando os ensinamentos do curso e do livro. Principais Tópicos: Tenha um “Norte” um plano pessoal, um objetivo de longo prazo. Defina seus papeis na vida e identifique quanto de tempo você dedica a cada um deles. Aprenda a priorizar tarefas; Urgente é diferente de importante; Faça planejamentos mensais, semanais e diariamente. Se tarefas e compromissos te levam pra longe do seu norte, você ficará frustrado, jamais separe a bússola do relógio. Planeje a sua vida, não somente seus compromissos pessoais, você só se sentirá satisfeito quando consegui equilibrar os diferentes papéis que desempenha. Tenha um sistema de planejamento, uma agenda, palm, smartphone ou computador Cada um desses tópicos será aberto e detalhado nos próximos post´s. Mas agora preciso ir, pois como dizia o Coelho Branco em Alice no país das maravilhas, estou atrasado, estou atrasado, estou atrasado…

Como a Bússola aponta sempre para o norte, e indica o caminho ao marinheiro, na vida não é muito diferente é preciso ter um plano, um objetivo.

Imagine um navegador sem uma bússola, sem uma direção a seguir, a navegação fica sem sentido, como a vida que é vivida sem objetivos claros, presa numa rotina seguida por instinto e acomodação.

O que vou recomendar aqui, não é fácil pois exige um auto-conhecimento, e maturidade e lhes digo por experiência, não se consegue na primeira vez e sim depois de muito pensar.

Reflita sobre seus valores, encontre os seus princípios, sua identidade e encontrará seu Norte.

Entenda seus papéis importantes, Na vida você, desempenhou, desempenha ou irá ter diversos papéis, podem ser: filho, estudante, profissional, marido ou esposa e todos tem seu peso e sua importância, mas a reflexão aqui é sobre quanto dedico da minha vida a cada um desses papéis? Estou investindo nos papéis corretos de acordo com o meu Norte?

Escreva sua declaração de missão pessoal, como as empresas fazem sua declaração de missão para orientar-se e a seus colaboradores, definir seu papel na sociedade e dar sentido as sua ações. você também deve identificar sua missão na vida, escrevê-la e revisá-la periodicamente afim de medir o seu desempenho, entender se suas ações tem sentido e estão te levando ao seu objetivo de longo prazo.

Defina metas de longo prazo, Faça planos, tenha um projeto que lhe traga realização, defina um prazo para que isso aconteça, não deixe vago pois um prazo ajuda a tornar mais concreta a meta.

Defina Metas intermediárias, no intervalo entre o tempo zero e prazo final para atingir sua meta de longo prazo, defina ações intermediárias que vão levá-lo mais próximo dos seu objetivos.

“Administrar o tempo é Administrar a vida” por isso esses primeiros passos vão orientá-lo na busca de uma melhor qualidade de vida, mais equilibrada e com um plano e uma missão a realizar.

De novo com referência a Alice no País das Maravilhas, o Gato de Cheshire dizia: “Se você não sabe aonde ir, qualquer caminho serve”…