Causa e Efeito

Quando falamos em administração do tempo, estamos “vendendo” uma ilusão, já que o tempo não pode ser administrado ele é absoluto, tudo que podemos fazer são administrar as nossas ações no tempo, nossas tarefas e atividades que vão nos levar as nossas realizações ou frustrações.

Toda ação aprendi há algum tempo é efetiva, ou seja, tem um efeito e esse pode ser positivo, negativo ou neutro. Portanto não é o tempo que administramos mais sim nossas ações em um curso de tempo específico, e vamos sofrer as conseqüências dessas ações, invariavelmente. Mas nosso objetivo é sermos produtivos no trabalho, eficientes e eficazes e ainda gozar de “tempo” para satisfazer nossas necessidades de lazer, realizar outras atividades e nos dedicarmos aos nossos outros papéis além do profissional, e não conseguir isso gera uma crescente frustração pessoal que não raro leva as pessoas à estafa e ao stress agudo. Para extrairmos das nossas ações um maior número de efeitos positivos precisa-se, sobretudo de disciplina e persistência em seguir os métodos de organização, principalmente priorizando nossas ações no plano diário classificando-as usando o método ABC.

Não temos que ter vergonha de descartar ações que não tem importância ou que não tenham um efeito significativo. Abrir mão de fazer algo é sinal de maturidade e discernimento entre o que é importante e o que não.

Aprenda a delegar ações, mesmo as mais importantes entre os membros de sua equipe, isso mostra que você confia neles, mesmo que isso não seja inteiramente verdade, é necessário passar essa impressão para que seus colegas entendam que podem realizar as ações. Isso não significa que você vai esquecer-se delas ou deixar de acompanhar muito pelo contrário, você deve manter essas ações na sua lista de tarefas, com o status “delegado” e identificar a quem foi atribuída, logo depois passe a tarefa para a lista de Follow-Up, estabeleça uma data para  saber dos efeitos dessa ação.

Agora a parte mais difícil, caso o resultado não seja positivo a tendência é apropriar-se novamente dela e não mais delegar tarefas do mesmo tipo e é isso que gera a sensação de falta de tempo, pois ao apropriar-se de tarefas demais geramos o efeito contrário ao desejado, improdutividade e frustração, para evitar isso se utilize do Follow-Up acompanhe as tarefas delegadas, assim pode corrigir o rumo passo a passo e ensinar como gosta que sejam  realizadas, ensinando aos seus colegas e equipe como fazer o trabalho permitindo que se sintam confiantes e independentes.

Quando conseguir isso o gestor, líder ou gerente estará mais seguro e apto a delegar tarefas, comece por aquelas que estão marcadas como B e C e assim preserve consigo as de maior importância e efeito até sentir-se completamente seguro.

O efeito direto desse tipo de atitude é um maior controle das atividades sejam suas ou da sua equipe, e uma sensação de tempo ganho, e realização.

A agenda II – A missão

Lembre-se tenha somente uma agenda, não adianta separar pessoal do profissional, nem ter uma agenda na sua mesa e outra com a secretária, ou no computador e no smatphone. Tudo isso só vai fazer você perder tempo tentando sicronizar tudo, não importa se você vai usar uma folha de padaria ou um smartphone, tenha tudo em um único lugar.

Agindo assim evita perda de tempo com sincronizações, utilize a mesma para compromissos pessoais e profissionais, assim fica até mais fácil medir o quanto você se dedica a cada papel e vai facilitar sua avaliação.

Verifique se suas tarefas e compromissos estão te levando para o seu “norte” sua meta de longo prazo, e lembre-se anote o que é importante, se quiser esquecer guarde na memória.

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A agenda

Eu sempre digo, e por sempre enteda-se milhares de repetições, quase um mantra: “Planejar é tudo, tenha uma agenda, anote, organize-se”.

Mas não seja um escravo da agenda, não marque hora pra tudo assim você não terá tempo para os imprevistos, se atende público, seja ele interno ou externo você vai precisar estar disponível para os imprevistos, do contrário sempre que eles acontecerem você se sentirá frustrado.

Lembre-se que ao marcar um horário para uma tarefa você está bloqueando as demais, está dando atenção exclusiva a tarefa ou a Pessoa, se marco uma reunião com Fulano das 10:00 a.m as 11:00 a. m significa que estarei com a minha atenção voltada 100% ao assunto que fulano trouxe nessa uma hora.

Marcar hora com as pessoas é sincronizar sua vida com a delas, por isso respeite os horários, seja pontual, não interrompa a reunião, anote e mostre interesse no que está se apresentando, afinal você reservou o tempo pra isso.

Marque uma reunião com você mesmo, isso mesmo reunião com você! Pelo menos uma vez por semana tenha um horário pra você, faça algo que goste, ou não faça nada, mas reserve-se um tempo para que possa refletir sobre a sua vida, analise suas metas de longo prazo ou simplesmente divirta-se. Lembre-se que para que possa assumir o controle de um grande número de eventos você precisa estar bem, você é seu maior ativo, cuide com carinho.

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Lista de Livros Recomendados:

Inteligência emocional - Goleman, Daniel – Ele traz o conceito da inteligência emocional como maior responsável pelo sucesso ou insucesso das pessoas. A maioria da situações de trabalho é envolvida por relacionamentos entre as pessoas. Desta forma pessoas com qualidades de relacionamento humano, como afabilidade, compreensão, gentileza têm mais chances de obter o sucesso.

1. Auto-Conhecimento Emocional – reconhecer um sentimento enquanto ele ocorre.
2. Controle Emocional – habilidade de lidar com seus próprios sentimentos, adequando-os para a situação.
3. Auto-Motivação – dirigir emoções a serviço de um objetivo é essencial para manter-se caminhando sempre em busca.
4. Reconhecimento de emoções em outras pessoas.
5. Habilidade em relacionamentos inter-pessoais.

Gerência de Projetos – Heldman, Kim – Traz detalhes sobre todas as fases de um projeto, técnicas e processos e aborda casos e a questão ética. Ótimo também como manual de referência.

 

 

 

 

O Mundo Assombrado pelos Demônios – Sagan, Carl – Uma apaixonada defesa da racionalidade humana e da ciência, atacando as pseudociências, crenças e modismos que não tenham respaldo em fatos científicos.  Escrito por um dos maiores cientistas de todos os tempos esse livro leva a profundas reflexões e questioamentos, trazendo um pouco de luz para quem é apaixonado pela ciência.

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Livro: “Mais Tempo Mais Dinheiro”

Mais Tempo Mais Dinheiro

Aproveitei o voo de São Paulo/Porto Alegre no último feriado do dia 12 de outubro para ler o novo livro do Gustavo Cerbasi e do Christian Barbosa, respectivamente consultor financeiro e de gestão do tempo. Nesse livro para quem já leu os anteriores desses autores, e já está familiarizado com o tema da gestão do tempo e finanças pessoais, não verá muitas novidades nos temas, mas o diferencial está em uni-los numa abordagem sistêmica propondo a estruturação do método de gestão do tempo também aplicado as finanças e com foco na melhoria da qualidade de vida. Os autores, definem três estágios de vida:

• Ciclo da Prosperidade,
  • Controle do tempo e do dinheiro,com foco no que é importante;
  •  Facilidade na tomada de decisões;
  •  Equilíbrio entre vida profissional e pessoal;
  • Planejamento de longo prazo, para vida, carreira e finanças;
  •  Uso consciente do dinheiro, com reservas para investimentos;
  •  Aumento perceptível de patrimônio;
•  Ciclo da sobrevivência,
  • Dificuldade de definir o que é importante e de priorizar tarefas;
  •  Ausência de reservas financeiras;

Os Dois lados da moeda

No meu sistema de planejamento, meses e funções são divididos por abas, nelas há mensagens e a que mais me marcou vou reproduzir abaixo, que é de autor desconhecido.

Sou seu companheiro constante. Sou seu melhor auxiliar ou seu fardo mais pesado. Vou empurrá-lo pra frente ou afundá-lo no fracasso. Estou completamente sob o seu comando. Metade das coisas que você faz,  você pode perfeitamente deixar comigo, que eu serei capaz de realizá-las rápida e corretamente. Sou facilmente manejável, apenas seja firme comigo. Mostre-me exatamente como quer quer que eu faça algo e depois de algumas lições, eu o farei automaticamente. Eu sou o servo de todos os gandes homens e de todos os fracassados também. Os que são grandes, eu os fiz grandes. Os que são fracassados, eu os fiz fracassarem. Não sou máquina, embora trabalhe com a precisão de uma e com a inteligência de um homen. Você pode me usar para o lucro ou para a ruína, é indiferente pra mim. Pegue-me, treine-me, seja firme comigo e eu colocarei o mundo aos seus pés. Seja mole comigo e eu o destruirei. Quem Sou eu?

Eu sou o hábito.

Priorizar, Perder para Ganhar

O Tempo não pode ser gerenciado a vida passa a 60 minutos por hora seja você quem for faça o que fizer. O que dá sentido a vida é o que você faz com o seu tempo, como falei na postagem anterior uma vez definida sua missão pessoal, identificados seus papéis e a importância de cada um deles na sua vida, deve-se priorizar ações que aproximam você do seu “Norte” do seu plano de longo prazo.

 Qualidade de vida é um termo muito subjetivo e cada pessoa tem uma ideia diferente do que seja, e para que você descubra qual a sua visão, fique antenado a sua declaração de missão pessoal e aos seus valores fundamentais que como expliquei aqui, devem definir o seu “norte”. Nós na nossa vida temos a tendência de reproduzir modelos, que fomos condicionados a aceitar como únicos e certos, geralmente reproduzindo modelos dos nossos pais, que reproduzem modelos dos pais deles que por sua vez reproduziam outros pré-existentes de gerações anteriores esses comportamentos, hábitos e crenças estão tão fortemente enraizados na nossa vida que é simplesmente muito difícil contradizê-los.

The White Rabbit

Como o personagem, antropomórfico de Alice nos país das maravilhas, parece que a cada dia estamos todos mais apressados, sempre atrasados e reclamando da falta de tempo. Como esse tema da administração do tempo, tem sido recorrente nas minhas conversas no trabalho e com os colegas da faculdade, resolvi colocar aqui algumas coisas que aprendi. Não sou organizado por natureza, mas sou inquieto e empreendedor. A desorganização é uma característica contrária a eficiência e eficácia, por isso procurei aprender como lidar com a minha desorganização e administrar melhor o meu tempo. Comecei com uma agenda simples, como muitos creio já tentaram marcando hora pra tudo e tornando-me um escravo do relógio, trabalhava muito e sempre parecia que altavam horas no meu dia e acabava levando trabalho pra casa é claro que isso não me deixava feliz.

Mantenha o Rumo

 A invenção da Bússola remonta o século IV A.C. na China. Somente 1500 anos depois conhecida e usada no ocidente torna-se o mais importante instrumento de navegação de todos os tempos, proporcionando descobertas e evoluções não só na tecnologia mas na forma como se via o mundo.

Como a Bússola aponta sempre para o norte, e indica o caminho ao marinheiro, na vida não é muito diferente é preciso ter um plano, um objetivo.

Imagine um navegador sem uma bússola, sem uma direção a seguir, a navegação fica sem sentido, como a vida que é vivida sem objetivos claros, presa numa rotina seguida por instinto e acomodação.

O que vou recomendar aqui, não é fácil pois exige um auto-conhecimento, e maturidade e lhes digo por experiência, não se consegue na primeira vez e sim depois de muito pensar.